간단히 말해서 무엇에 집중할 것인지와 어떻게 목표를 달성할지 아는 일이 가장 중요하다.
여기서 '무엇'은 내가 말하는 최우선 과제에 해당한다.
사람들은 대부분 건강, 재산, 인간관계에 대한 목표를 정한다. 때로는 영성, 자선, 오락에 대한 목표를 세우는 사람들도 있다.
통념에 따르면 어떤 영역에 초점을 맞추든 구체적이고 측정 가능한 목표를 세워야 한다.
가령 그냥 '돈을 아낀다' 가 아니라 '연말까지 5,000달러를 아낀다' 라고 해야 한다.
또한 그냥 '체중을 줄인다' 가 아니라 '10주 안에 5킬로그램을 뺀다' 라고 해야 한다.
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대부분의 경우 완전히 잠에서 깬 후부터 두 시간 동안 가장 생산량이 높아지고 인지 능력이 최고조에 이른다.
그는 한 매체에 다음과 같은 내용을 밝혔다.
시간 관리와 관련하여 사람들이 많이 저지르는 안타까운 실수는 가장 높은 생산성을 발휘할 수 있는 두 시간 동안 (소셜미디어 활동처럼) 인지 능력이 그다지 필요치 않은 일을 하는 경향이 강하다는 것이다. 이 소중한 시간을 살린다면 우리가 진정으로 원하는 성과를 거두는 데 큰 도움이 될 것이다.
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밤에 잠자리에 들기 전에 내일 해야 하는 가장 중요한 과제 세 가지를 정하라. 다른 일도 할 수 있지만 이 과제들은 반드시 해야 한다. 하루 중 가장 생산성이 높은 시간을 파악하고 가능하다면 그 시간에 해당 과제를 하라. 과제를 진행할 때는 집중할 수 있도록 모든 방해요소를 없애라. 필요하다면 과제를 작은 단위로 나누고 타이머를 설정하여 30분에서 1시간 동안 일하라. 그 다음 휴식을 취한 후 다시 타이머를 맞추라. 그날의 핵심 과제를 완수할 때까지 이 과정을 반복하라.
베리 데이븐포트 (라이브볼드앤드블룸닷컴 창립자)
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사업을 키우는 데 도움이 되는 최우선순서에
일과의 첫 시간을 투자하라.
이메일이나 문자 같은 방해요소를 없애고
다른 사람들이 본격적으로 일하기 전에 마치라.
톰 지글러 (지글러 대표)
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스케줄러에 따라 살아라
첫째, 중요한 모든 일에 일정한 시간을 할애하라. : 건강을 위해 매일 30분씩 운동하기로 했다면 과제 목록이 아니라 스케줄러에 그 일정을 넣으라.
둘째, 중요한 일은 최대한 앞으로 넣으라. : 일과가 많이 진행될수록 예기치 못한 일들이 일어날 가능성이 높아진다. 아침에 운동을 하지 않으면 아예 종일 하지 못할 가능성이 높다.
셋째, 할 일을 취소하지 말고 필요하다면 일정을 바꾸라. : 가령 오후 12시부터 1시 사이에 운동을 하는데 그 시간에 출장을 가야한다면 앞당기거나 늦출 수 있다.
넷째, 스케쥴러에 적은 일정을 예약처럼 대하라. : 그만큼 중요하다. 대다수 사람들은 너무 쉽게 일정을 취소한다. 원래 일정과 상충하는 예기치 못한 요청이 들어오면 양해를 구하는 습관을 들이는 것이 좋다.
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과제 목록이 아닌 스케줄러를 활용하여 시간을 할당하는 습관을 기르면 주간 일정만 보고도 생활의 우선순위를 알 수 있다.
- 나는 건강을 중시한다. 그래서 매일 아침 60분씩 운동한다.
- 나는 화합과 협력을 중시한다. 그래서 주간 팀 회의를 연다.
- 나는 글 쓰는 일을 중시한다. 그래서 매주 2~3회 방해받지 않고 글 쓰는 시간을 가진다.
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미루지 않는 사람이 돼라. 바로 그것이다. 사실 이 방법은 약간 심오하다.
우리의 정체성과 관련 있기 때문이다. 우리는 자신이 생각하는 정체성을 지키기 위해 실로 열심히 노력한다. 과제를 회피하는 행동의 이면에 있는 문제들 대부분은 아직 우리가 원하는 사람이 되지 못했다는 것이다. 우리는 이상적인 미래의 상태를 그리지만 때로는 현재의 상태가 훨씬 안락하다. 한가지 이례적이지만 대단히 효과적인 방법은 이미 이상적인 자신이 된 것처럼 (머릿속으로 크게) 자신에게 말하는 것이다.
가령 '나는 몸에 좋은 음식을 먹는 사람이다' '나는 베스트셀러 작가다' '나는 사업가다' 라는 식으로 말이다.
이 방법은 가치판단의 기준을 잡아주는 기능을 한다.
당신이 작가라면 오늘 책상에 앉아서 글을 쓰는 것이 당연하게 느껴질 것이다. 그것이 작가가 하는 일이니까.
그저 당신이 되고 싶은 사람이 돼라. 그러면 미루고 싶은 일을 하지 않는 것이 부적절하고 기분 나쁘게 느껴질 것이다.
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항상 노트를 갖고 다니면서 모든 것을 기록하세요.
아이디어가 떠오르면 기록하세요.
처음 만난 사람에 대해 알게 된 모든 것을 기록하세요.
그러면 얼마나 많은 시간을 투자한 가치가 있는 사람인지 알 수 있죠.
흥미로운 이야기를 들었을 때도 기록하세요.
기록은 행동을 부릅니다. 기록하지 않으면 잊어버려요. 이것이 경영대학원에서는 가르치지 않는 백만 달러짜리 교훈입니다.
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적게 일하고 많이 거두는 파레토의 법칙
- 지름길을 찾으라
- 탁월하게 잘하는 중요한 일들을 하고 나머지는 '괜찮은' 수준으로만 하든지 아예 하지 말라.
- 소수의 목표 영역에서 두각을 드러낼 수 있는 실력을 기르라. 모든 것을 터득하려고 애쓰지 말라.
- 가장 중요한 20%의 목표와 활동을 파악하면 일을 덜 하고, 스트레스를 덜 받으면서도 더 행복할 수 있다는 사실을 깨달으라.
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시간 관리를 단순화하고 탁월한 생산성을 올리기 위한 나의 첫 번째 비결은 성공을 위한 '미라클 모닝'으로 하루를 시작하는 것이다.
이 간단한 일과는 자기 계발을 위한 효과적이고 검증된 6가지 관행으로 구성되며, 기억하기 쉽게 '인생의 구원자'로 불린다.
기적의 아침의 전제는 자기 계발에 시간을 할애한다는 원칙을 갖고 매일 아침 일어난다는 것이다.
그래야 상상할 수 있는 가장 특별한 삶을 만들고, 지금 가능하다고 생각하는 것보다 더 빨리 그렇게 하는 데 필요한 사람이 될 수 있다.
대다수 사람은 더 많이 이루기 위해 더 많이 '하는 데' 집중하지만 기적의 아침은 덜 하면서도 더 이루도록 더 많이 '되는 데' 집중하는 내용을 다룬다.
할 엘로드 (미라클 모닝 저자)
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더 빨리 생산성을 늘리는 방법
- 25분 작업, 5분 휴식 주기를 반복하자 생산성이 50% 늘어났다. 그녀는 이처럼 짧은 재충전 시간을 갖는 방식을 통해 종일 더 긴 작업 흐름을 이어갈 수 있었다.
- 손목과 손가락 통증 때문에 새로운 도구가 필요했다. 그래서 키보드 대신 전문적인 구슬 앱을 사용하자 생산성이 추가로 33% 늘어났다.
- 키보드를 버린 이후 밖으로 나가 걸으면서 작업을 하자 생산성이 추가로 25% 늘어났다.
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시간을 아끼기 위한 비결
- 항상 한 끼 분량보다 많이 조리하라. 요리는 낭비되는 시간이 많다. 몸에 좋은 음식이라면 며칠 연속으로 먹어도 괜찮다.
- 휴대폰 카메라를 활용하여 기억할 일을 줄이라. 호텔방 번호, 주차 위치, 친구가 보여준 책 표지 등을 찍어둔다. 이 방법은 스트레스를 줄여주고 호텔이나 주차장을 찾아 헤매는 시간을 아껴준다.
- 휴대폰을 무음 상태로 설정하고 모든 알림 기능을 끄라. 방해요소 없이 일하기 위한 환경을 만들기 위한 것이다.
- 아예 티비를 보지 말라. 티비를 없애면 연간 거의 2,000시간이 생긴다.
- 차 안에서 보내는 시간을 현명하게 사용하라. 일과 관계된 사람이든, 가족이나 친구든 전화를 걸거나, 뉴스 팟캐스트 또는 외국어나 기타 학습 프로그램을 들어라.
- 미리 약속하지 않았다면 전화를 걸지 말라 (물론 업무 전화에 한해서) 해야 할 말은 미리 이메일을 보내라. 이 경우에도 일정을 맞추려고 이메일이 쓸데없이 오가지 않도록 시간을 물어보라.
- 사람들이 몰리는 시간을 무조건 피하라. 이 비결은 일주일에 몇 십분, 1년에 몇 시간을 아껴준다.
- 듀얼 모니터를 쓰라. 한 쪽 모니터로는 자료 조사를, 다른 쪽에서는 이메일이나 일정을 확인하는 등 생산적인 작업을 할 수 있다.
- 중단 목록을 만들라. 짐 콜린스는 새해에 다짐을 하는 시간에 중단 목록을 만든다고 밝혔다.
단순성과 최소화는 머리를 가볍게 만들고, 일과를 여유롭게 만들며, 뛰어난 일을 할 수 있도록 해준다.
- 사람들에게 주어진 시간을 상기시켜라.
"먼저 정해진 시간이 30분이라는 사실을 알려드립니다. 30분 후에는 무조건 끝내야 합니다"라고 회의를 시작한다.
- 생산적인 사람들과 어울려라. 이 비결은 유치해보이지만 대단히 강력한 힘을 발휘한다.
이는 서로에게 동기를 부여하고 생산성을 높이는 비결을 공유하며, 성공의 길로 이끄는 사람들과 어울리는 좋은 방법이다.
- 주위 사람들에게 방해하지 말라고 양해를 구하라.
- 비지니스 코치나 멘토를 두거나 성공 모임에 가입하라.
- 완벽하지 않더라도 끝내는 것이 좋다는 사실을 명심하라. 소프트웨어 개발자들은 버전 1.0에 있는 버그는 1.1, 1.2등으로 이어지는 후속버전을 통해 바로잡는다.
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