완벽한 회의를 주최하는 법

회의에는 꼭 필요하거나 회의를 통해 이익을 얻을 사람만 초대하라.

이 기준은 안건에 찬성하는 구성원과 반대하는 구성원 모두에게 적용된디. 사전 과제나 읽어야 할 회의 자료는 미리 이메일로 보내두자.

상사의 경우 참석자 명단에 없더라도 회의 일정을 알리고 참석을 원한다면 기꺼이 환영한다는 메시지를 전하는 것이 좋다.

좌석마다 이름표를 놓으면 참석자들이 서로를 모르는 상황에서는 물론이고, 아는 사람들끼리 모인 자리에서도 빛을 발한다.

공식적인 회의를 준비할 때는 좌석과 이름표 배치에 특히 신중을 기해야 한다.

회의가 시작되면 구성원들을 소개하고 다과가 놓인 장소나 화장실 위치 등을 미리 안내하라.

회의 시간을 신중하게 정하라. 활봘한 참여가 필요한 회의라면 정신이 맑은 이른 아침이 가장 좋다.

점심 식사를 하러 뛰어가는 분위기가 아니라면 오전 시간은 대체로 회의에 적합한 타이밍이다.

점심 회의는 참석자들이 많이 허기지지 않다는 전제하에 나쁘지 않은 선택이다. 점심 시간 직후에 회의를 하려면 졸음을 방지하기 위해 흥미로운 주제나 눈에 띄는 프레젠테이션을 준비하는 것이 좋다. 늦은 오후에 잡힌 회의는 참석자들의 퇴근을 방해야하지 않는 선에서만 제대로 진행될 것이다.

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물론 회의 참석자에게도 주어진 책임이 있다. 일단 회의에 초대되었다면 준비를 마친 뒤 일찍 도착하라. 다른 참석자들에게 자기소개를 하고 이 황금 같은 시간을 인맥을 넓히는 기회로 삼자.

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회의 중에는 타인의 의견을 존중하라. 다른 사람의 발언 중에 말을 끓거나 시비를 걸거나 잡담을 해서는 안된다. 마지막으로 가능한 선에서 적극적으로 참여하는 몸짓을 보여라.

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