횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법

 

1. 청중은 첫 15초 동안에 흥미를 느껴야 다음의 5분 동안 이어지는 이야기도 듣는다.

그리고 5분 동안 들은 이야기가 설득력이 있다고 느껴야 이어서 검토라는 다음단계에 들어간다.

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이 때 중요한 것은 '짧게' 전달하는 것이 다는 아니다.

'알기 쉽게' 전달하는 일을 잊어서는 안된다.

알기 쉬운 것이라고 일컬어지는 것에는 세 가지 요소가 있다.

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- 자신과 어떻게 관계되는지 알기 쉽다. (사람은 자신이 흥미 있어 하는 이야기만 듣는다)

- 이야기가 정리되어 있어 알기 쉽다. (이야기가 정리되어 있고 쉬운 단어를 사용하면 내용을 이해하기 쉽다)

- 쉬운 말로 표현되어 알기 쉽다. (도움이 되는 이야기 - 불리해지는 요소를 피하는 이야기 - 를 듣고 싶어 한다)

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2. 이해하기 쉬운 설명의 세 가지 조건

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- 상대방에게 '내 일' 이라 생각하게 만들기

- 자신이 전하고자 하는 내용을 정리하기

- 그것을 상대방이 알아듣는 말로 쉽게 전달하기

당신이 알고 있는 00와 같습니다 라고 치환해 주는 것도 표현을 쉽게 풀어주는 방법이다.

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3. 상대방에게 가장 절실한 부분을 포착하라

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"하고 싶은 것은 많지만 자금이 없다"는 회사에 나는 "자, 무엇을 하면 될지 같이 생각해볼까요?"라는 말과 어울리는 자세로 임했다.

당시에는 무아지경으로 몰두해 '고객을 생각하자'하고 의식했던 것도 아닌데 훗날 그 회사에서는 내 상사에게 감사의 메일을 보내줬다.

"저희 입장에서 생각해주신 점 깊이 감사드립니다. 이런 영업 담당자는 처음 만났습니다. 진심으로 감사를 전합니다"라고 쓰여 있었다.

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4. 누구에게 설명할 것인지를 명확히 하라

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상대방의 상황(듣는 자세)까지 고려하라

5분 후 회사를 나서야 하는 상사에게 "긴히 상의 드릴게 있습니다" 라기 보다

"오늘 중으로 대응하지 않으면 반품될 위험이 있습니다. 앞으로 1분 이내에 개요를 말씀드리고 나머지는 휴대전화 메시지로 상세히 전해드릴테니 16시까지 회신 부탁 드립니다" 라는 식으로 설명의 순서 및 전달 방법을 고려해야 한다.

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상대가 들을 준비가 되어 있는지 사전에 체크하고 (지금 통화 괜찮으세요?)

오늘의 의제로 적합한지 확인한다.

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회의발언에도 "지금부터 이번 문제의 배경을 말씀드릴 텐데 주제로 적합한지요?"라는 식으로 참가자의 기대와 자신의 이야기를 맞추는 작업을 한 후 발언을 시작한다. 이렇게 하면 상대방이 원하는 것을 알 수 있다.

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5. 우선 결론 한 문장을 정하라

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딱 한 마디만 할 수 있다면 무엇을 말할지를 정하는 일이다.

자신이 하고 싶은 말을 가장 짧은 시간 내에 전달하려면 '정보'의 집약이 필요하다.

15초 밖에 없다면 무엇을 전달할 것인가? 하고 스스로에게 물어본다.

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6. 어떤 이야기든 알기 쉽게 설명하는 텐프렙 공식

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1단계 : 이야기의 주제 전달하기

지금부터 00에 대해 이야기 하겠습니다.

00에 대해 상의하고 싶습니다.

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- 이야기의 큰 틀부터 짚어주고 시작해 상대방의 머릿속에 용기(바구니)를 마련하라.

앞으로 이런 이야기를 하겠군 하고 예상하게 만들면 이야기의 전달력이 훨씬 향상된다.

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2단계 : 하고 싶은 이야기의 수 전달하기

오늘 말씀드릴 이야기는 세가지 입니다.

포인트는 두 가지로 요약됩니다.

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3단계 : 이야기의 요점, 결론 전달하기

결론부터 말하면 00입니다.

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4단계 : 결론이 옳다고 할 수 있는 이유 전달하기

결론부터 말씀드리면 00입니다. 그 이유는 0000입니다.

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5단계 : 구체적인 예 들기

예컨데 이런 경우가 있습니다. (그러나 이 결론이 옳습니다)

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6단계 : 요점, 결론 반복해 끝맺기

그래서 이번에 전달하려는 내용은 00였습니다.

 

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법 국내도서 저자 : 고구레 다이치 / 황미숙역 출판 : 갈매나무 2017.08.28 상세보기